100 % zahlen, 10 % nutzen

Letzten Monat kam eine Verlängerungsmail für ein Tool, das ich hier nicht nenne. Vierstellig pro Jahr. Bevor ich freigegeben habe, habe ich das Produkt geöffnet und nachgesehen, was wir darin eigentlich tun. Die Antwort: ein Board und ein Kommentar-Thread. Das Tool hat um die sechzig Funktionen. Wir benutzen es als Liste mit Farben.

Das haben Sie auch. Das Umfrage-Tool, das ein Formular pro Quartal verschickt. Die Projekt-Suite, in der noch nie jemand die Gantt-Ansicht geöffnet hat. Die "Plattform", die wegen ihrer Automatisierungs-Engine gekauft wurde, die seit dem Testmonat niemand angefasst hat.

Niemand plant das. Es passiert, weil Software nach Feature-Checkliste gekauft und nach Gewohnheit genutzt wird.

Gebaut für die Checkliste von jemand anderem

Tools wachsen an Funktionen, weil Funktionen Deals gewinnen. Die Vergleichstabelle braucht mehr Häkchen als die des Wettbewerbers, der größte Interessent in der Pipeline braucht diesen einen Enterprise-Workflow, also wächst das Produkt. Nichts davon hat mit dem zu tun, was Ihr Team an einem Dienstag tut.

Die Zahlen bestätigen, was Sie ohnehin ahnen. Als Pendo die tatsächliche Nutzung von Cloud-Software gemessen hat, waren rund 80 % der Funktionen selten oder nie in Gebrauch. Wer Kollegen bei der Arbeit zusieht, kennt das Bild: zwei Ansichten, die sie im Schlaf bedienen, fünfzig Menüs, die sie nie geöffnet haben.

Lange dachte ich, wir wären das Problem. Das Tool unterfordert, das Onboarding-Webinar geschwänzt, zu faul für die Automatisierungen. Für eines dieser Produkte haben wir sogar mal eine Schulung gebucht. Die Leute kamen, nickten und benutzten es danach weiter als Liste mit Farben. Das war der Tag, an dem ich aufgehört habe, uns die Schuld zu geben. Die anderen 90 % waren nie für uns. Sie waren für die Checkliste.

Was der ungenutzte Teil kostet

Die 90 %, die Sie nicht nutzen, liegen nicht einfach still herum.

• Sie bezahlen dafür. Preise pro Nutzer richten sich nach den Power-Features, nicht nach Ihrem Board mit Kommentaren.
• Sie navigieren jeden Tag daran vorbei, denn die Oberfläche ist für alle sechzig Funktionen gebaut, und Sie brauchen zwei.
• Jeder neue Mitarbeiter lernt, dieselben fünfzig Menüs zu ignorieren (wir hatten "welche Teile des Tools wir wirklich nutzen" mal in einem Onboarding-Dokument stehen, spätestens da hätte es uns auffallen müssen).
• Und irgendjemand muss das alles verwalten. Jede Funktion ist Konfiguration, Rechte und Angriffsfläche, auch die, die niemand öffnet.

Der letzte Punkt ist der leise. Ihr Sicherheits-Review gilt dem ganzen Produkt, nicht Ihren 10 % davon.

Stattdessen die 10 % kaufen

Es geht auch anders. Sie beschreiben den Teil, den Sie wirklich brauchen. Ein Board für Support-Tickets, Kommentare an jeder Karte, drei Status, Führungskräfte sehen alles, das Team sieht seine eigenen. Cordango stellt ein paar Fragen und baut genau diese App. Nicht diese App plus fünfzig Menüs. Diese App.

Sie läuft auf einem Kern, der schon sicher ist: Ihre Nutzer, Rollen und Rechte, ein Audit-Log, EU-Hosting, DSGVO geregelt. Es gibt keine Feature-Tour, weil es keine anderen 90 % zu besichtigen gibt. Und wenn sich Ihr Prozess ändert, warten Sie nicht auf eine Roadmap oder einen Workaround. Sie beschreiben die Änderung, und die App folgt.

Wenn die 10 %, die Sie brauchen, wirklich komplex sind, bauen wir sie mit Ihnen, individuell, auf demselben Kern. Der Punkt ist nicht, dass Ihre Anforderungen klein wären. Der Punkt ist, dass es Ihre sind, und das Tool zu ihnen passen sollte statt zu einer Checkliste.

Manche Produkte verdienen ihre ganze Oberfläche, das gehört zur Ehrlichkeit dazu. Die Lohnabrechnung wird bis ins letzte Feld genutzt, die Buchhaltung auch. Behalten Sie die. Es geht um das Regal voller Abos, die je einen Job für Sie erledigen und sechzig abrechnen.

Die nächste Verlängerungsmail

Wenn sie kommt, machen Sie, was ich gemacht habe: Öffnen Sie das Tool und zählen Sie, was Ihr Team wirklich anfasst. Passt die Antwort in einen Satz, ist dieser Satz ein Cordango-Prompt. Buchen Sie eine Demo, bringen Sie den Satz mit, und wir bauen ihn vor Ihren Augen.